اصول طلایی طراحی فاکتور رسمی

چاپ فاکتور یکی از اجتناب ناپذیرترین اموری است که اکثر قریب به اتفاق سازمان ها و ارگان های دولتی و غیر دولتی با آن سروکار دارند. این کاغذها که اطلاعات مربوط به خرید و فروش را در بر می گیرند، بسیار کاربردی تر از آنند که فکرش را می کنید؛ علی الخصوص اگر رسمی باشند! این موضوع موجب شده که آشنایی با اصول طلایی طراحی فاکتور رسمی برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ از نان شب واجب تر باشد. 
آیا می دانید فاکتور رسمی چگونه فاکتوری است و چه تفاوتی با پیش فاکتورها دارد؟! با نحوه طراحی فاکتور رسمی آشنایی دارید؟! اصلا می دانید مهم ترین اصول طراحی فاکتور رسمی کدامند؟!
اگر پاسخ جامع و قانع کننده ای برای سوالات فوق الذکر به ذهنتان نمی رسد، جای خوبی آمده اید. این جا بهشت شما و این مطلب مختص شماست. تا پایان با ما همراه باشید و اصول طراحی فاکتورهای رسمی را از بَر شوید. 

فاکتور رسمی چگونه فاکتوری است؟

فاکتور رسمی فاکتوری است که در آن لیست اقلام خریداری شده یا فروخته شده ذکر می گردد. این دسته از فاکتورها دارای نام و نشان رسمی سازمان بوده و مهر و امضا دارند. این موضوع موجب رسمیت بخشیدن به آن ها در هن مشتریان شده است. 
جالب و در عین حال لازم است بدانید که طراحی فاکتور رسمی اعتبار بی حد و حصری به سازمان شما می بخشد. فرقی نمی کند صاحب یک کسب و کار کوچک هستید یا کسب و کاری به بزرگی یک کارخانه تولیدی. در هر صورت برخورداری از یک فاکتور رسمی می تواند نقش غیر قابل انکاری در معرفی برند شما به مشتریان داشته باشد. جالب تر این که ارائه چنین فاکتوری در پرداخت بدهی مشتریان نیز تاثیر به سزایی دارد. 

ویژگی های یک فاکتور رسمی

• فاکتورهای رسمی بسیار خوانا بوده و تمیز طراحی می شوند.
• فاکتورهای رسمی اطلاعات مهم را به خوبی و بدون کم و کاست به مشتریان منتقل می نمایند.
• فاکتورهای رسمی حاوی سوابق مفیدی از تراکنش های مالی شما هستند.
• فاکتورهای رسمی به شما کمک می کنند که در اسرع وقت طلبتان را از مشتری دریافت کنید.  
• و ...

حال ممکن است این سوال ذهنتان را به خود درگیر کرده باشد که فاکتورهای رسمی چه تفاوتی با فاکتورهای معمولی یا به اصطلاح پیش فاکتورها دارند؟!

آشنایی با تفاوت های فاکتور رسمی و پیش فاکتور

شاید برایتان عجیب و غیر قابل باور به نظر برسد، اما حقیقت این است که اصلی ترین وجه تمایز میان فاکتورهای رسمی و پیش فاکتورها مربوط به زمان صدور آن هاست. پیش فاکتورها که در اصل پیش نویس فاکتورهای رسمی محسوب می شوند، در مراحل نخست معامله و قبل از انجام بحث های نهایی صادر می گردند. این در حالی است که فاکتورهای رسمی پس از پایان یافتن معامله و درست زمانی که خدمت یا کالای مورد نظر به طور کامل ارائه گردد، صادر می شوند. 
حال که با فاکتورهای رسمی و وجه تمایز آن ها از پیش فاکتورها آشنا شدیم، وقت آن فرا رسیده که به معرفی اصول طراحی فاکتور رسمی بپردازیم. برای یادگیری یک مطلب کاربردی آماده اید؟!

سیر تا پیاز اصول طراحی فاکتور رسمی

اگر فکر می کنید طراحی فاکتور رسمی کار ساده و بی دردسری است و قاعده و قانون خاصی ندارد، سخت در اشتباهید. چرا که طراحی این دسته از فاکتورها می بایست بر اساس اصولی خاص صورت پذیرد. در غیر این صورت در رسمی بودن آن ها تداخل ایجاد می گردد!
اگر جزء آن دسته از کسب و کارهایی هستید که داشتن یک فاکتور رسمی برایتان از اوجب واجبات است، آشنایی با اصلی ترین اصول طراحی فاکتور رسمی برایتان خالی از لطف نیست. فاکتوری که طراحی و چاپ می کنید، باید بتواند پاسخگوی سه سوال زیر باشد:

1. از سوی چه برند یا سازمانی صادر شده است؟!
2. مشتری ملزم به پرداخت چه هزینه ای است؟!
3. مهلت پرداخت هزینه ها توسط مشتری تا چه زمانی است؟! 

سوالاتی که در بالا مطرح نموده ایم، گویای سه بخش حائز اهمیت یک فاکتور رسمی هستند. اگر فکر می کنید رعایت این سه اصل در طراحی فاکتور رسمی کفایت می کند، سخت در اشتباهید. موارد دیگری نیز وجود دارند که از اهمیت کمتری برخوردارند، اما در عین حال عدم رعایت آن ها می تواند دردسرساز شود! 
اگر جزء آن دسته از کسب و کارهایی هستید که به تازگی استارت فعالیتتان را زده اید، می توانید با رعایت اصول طلایی طراحی فاکتور رسمی؛ یک فاکتور حرفه ای طراحی کرده و در اختیار مشتریانتان قرار دهید. این کار تاثیری باورنکردنی بر اعتبار برند شما در دید مشتریان دارد. در این مطلب تصاویری از فاکتورهای رسمی را برایتان آورده ایم تا بدانید قضیه از چه قرار است!

سوالاتی که در بالا مطرح نموده ایم، گویای سه بخش حائز اهمیت یک فاکتور رسمی هستند. اگر فکر می کنید رعایت این سه اصل در طراحی فاکتور رسمی کفایت می کند، سخت در اشتباهید. موارد دیگری نیز وجود دارند که از اهمیت کمتری برخوردارند، اما در عین حال عدم رعایت آن ها می تواند دردسرساز شود! 
اگر جزء آن دسته از کسب و کارهایی هستید که به تازگی استارت فعالیتتان را زده اید، می توانید با رعایت اصول طلایی طراحی فاکتور رسمی؛ یک فاکتور حرفه ای طراحی کرده و در اختیار مشتریانتان قرار دهید. این کار تاثیری باورنکردنی بر اعتبار برند شما در دید مشتریان دارد. در این مطلب تصاویری از فاکتورهای رسمی را برایتان آورده ایم تا بدانید قضیه از چه قرار است!

معرفی اصول طراحی فاکتور رسمی 

اصل اول: نحوه طراحی ساختار فاکتور

لازم است بدانید که فاکتورها در ساختارهای متعدد و متنوعی قابل طراحی هستند. شما می توانید فاکتورتان را در ابعاد A5 طراحی کرده یا در صورت نیاز اندازه آن را بیشتر یا کمتر در نظر بگیرید. آنچه در تعیین ساختار فاکتور اهمیت دارد؛ این است که فضای در نظر گرفته شده می بایست برای ارائه کلیه اطلاعات مفید و لازم، کافی باشد. 

اصل دوم: خوانایی فاکتور

یکی از اصولی که توجه به آن در هنگام طراحی فاکتور رسمی الزامی به نظر می رسد، خوانایی آن است. یک فاکتور خوانا فاکتوری است که با نگاه کردن به آن می توانید در یک لحظه کلیه اطلاعات درج شده را بخوانید. رنگ های مختلف، فونت های متفاوت، ستون ها و دسته بندی های جداگانه تاثیر به سزایی در افزایش میزان خوانایی فاکتورها دارند.  شاید از خودتان بپرسید که ذکر چه اطلاعاتی در یک فاکتور رسمی ضروری است؟!
مهم ترین اطلاعاتی که ثبت آن ها جهت افزایش خوانایی فاکتور ضروری است، در ادامه آورده شده اند. توجه به این اطلاعات در هنگام طراحی فاکتور رسمی به خوانایی، اعتبار و حرفه ای بودن آن کمک می کند. پس سعی کنید هیچ کدام از این موارد را از قلم نیندازید!

1. نام برند و تجارت
   همان طور که در جریان هستید، فاکتورها نشان دهنده شخصیت برند شما هستند. از همین رو باید به گونه ای آن ها را طراحی نمایید که اوج حرفه ای بودن شما و کسب و کارتان را به نمایش بگذارند. نوع طرح گرافیکی انتخابی شما برای طراحی فاکتور رسمی به شغلتان بستگی دارد. هرچه طرح با کاروبار شما مرتبط تر باشد، اعتماد مشتریان به شما بیشتر و نام برندتان پر آوازه تر خواهد بود. 
2. تاریخ سررسید و مبلغ قابل پرداخت
   تاریخ سررسید و مبلغ پرداختی از جمله مواردی هستند که توجه به آن ها در حین طراحی فاکتور رسمی الزامی به نظر می رسد. اگر بگوییم فاکتورها بیشتر برای ارائه این دو مورد مهم طراحی شده و در اختیار مشتریان قرار داده می شوند، گزاف نگفته ایم. در این بخش از اطلاعات فاکتورها میزان بدهی و مهلت پرداخت آن با جزئیات کامل شرح داده می شود. لازم به ذکر است که اطلاعات ثبت شده در این فیلدها می بایست کاملا واضح باشند. در غیر این صورت مشتری نسبت به پرداخت بدهی های خود اقدام نخواهد کرد. استفاده از فونت متمایز با سایز بزرگتر برای نوشتن این فیلدها در هنگام طراحی فاکتور رسمی بسیار مفید خواهد بود. 
3. شرایط پرداخت
   از دیگر مولفه هایی که توجه به آن در طراحی فاکتورهای رسمی مهم است، می توان به شرایط پرداخت اشاره کرد. منظور از شرایط پرداخت شرایطی همچون پرداخت های قسطی، جریمه دیرکرد، کدهای تخفیفی، جایزه و... می باشد. 
4. توضیحات اضافه
   بسیاری از مشاغل وجود دارند که نیازمند فیلد جهت ارائه توضیحات اضافه در فاکتورهایشان هستند. اگر شغل شما نیز چنین است، در حین طراحی فاکتور یک ردیف اضافه درج کرده و یا در مقابل کالاها و خدمات ارائه داده شده، یک ستون اضافه برای ثبت توضیحات بگذارید.
5. شناسه فاکتور
   شناسه فاکتور شماره ای است که پیدا کردن آن در میان صدها فاکتور را امکان پذیر می سازد. اگر قصد دارید فاکتورهایی جامع و به درد بخور طراحی کنید، به هر فاکتور یک شناسه مجزا اختصاص دهید. می دانید شناسه چیست؟!
   شناسه کدی چند رقمی است که غالبا در قسمت فوقانی فاکتور قرار می گیرد و آن را از سایر فاکتورها متمایز می سازد!
6. جزئیات و اطلاعات شرکت
   یکی از قسمت های مهم و اصلی فاکتور که می بایست مورد توجه ویژه طراح قرار بگیرد، جزئیات و اطلاعات شرکت است. پر واضح است که درج اطلاعات کاملی از شرکت و ارائه آدرس، شماره تماس و... در فاکتورها ضروری است. مشتری با دیدن این اطلاعات متوجه خواهد شد که فاکتور از سوی شما صادر شده و مربوط به کسب و کار شماست.
7. فهرست محصولات و خدمات ارائه شده
    فهرست محصولات و خدمات ارائه شده از آن دسته اطلاعاتی است که عدم درج آن موجودیت فاکتور را زیر سوال می برد. شما یک فاکتور را ثبت می کنید، چون می خواهید لیستی از اقلام فروخته شده یا خریداری شده را به همراه مبلغ و تاریخ سررسید در دست داشته باشید. خُب حالا اگر این لیست ناقص باشد یا اصلا وجود نداشته باشد، چه خواهد شد؟!
   بخشی از فاکتور را به صورت ستونی به محصولات و خدمات ارائه شده اختصاص دهید. جزئیات این لیست را نیز با دقت وارد نمایید تا چیزی از قلم نیفتد. اساسی ترین اطلاعاتی که می توانید در این ستون ها ذکر کنید، عبارتند از:

• نام محصول
• مقدار
• شماره سریال
• قیمت واحد
• توضیحات اضافی

8. ذکر تاریخ های مهم
انان که دستی در طراحی فاکتور رسمی دارند، به خوبی می دانند که ذکر تاریخ های مهمی از قبیل تاریخ تنظیم فاکتور، تاریخ عرضه فاکتور و... تا چه اندازه حائز اهمیت است. بنابراین توصیه می شود که در هنگام انجام طراحی این نکته را نیز آویزه گوشتان کنید!

اصل سوم: تعداد نسخ

تعداد نسخ یا به اصطلاح برگ های فاکتور رسمی بین 2 الی 3 برگ بوده و به انتخاب شخص بستگی دارد. سایز کاغذ نیز غالبا A4 می باشد. لازم به ذکر است که استفاده از کاغذ A5 نیز بلامانع است. 

اصل چهارم: نوع کاغذ

انتخاب نوع کاغذی که برای طراحی فاکتور رسمی و چاپ آن مورد استفاده قرار می گیرد، بر عهده شخص حقیقی و حقوقی است. کاغذهای استفاده شده در این زمینه عموما کاغذ تحریر 80 گرمی و 60 گرمی هستند. کاغذ 80 گرمی گزینه ای مناسب برای استفاده در پرینتر و کاغذ 60 گرمی گزینه ای ایده آل برای نوشتن دستی محسوب می شود. 

بیشتر بخوانیم: چگونه بهترین کاغذ فاکتور را انتخاب کنیم؟

اصل پنجم: چاپ شماره سریال

مهم ترین شاخصه ای که توجه به آن در پروسه طراحی فاکتور رسمی اعم از فاکتورهای مالیاتی، دارایی و صورتحساب فروش الزامی است، نوع چاپ شماره سریال است. این شماره اغلب به روش آفست یا ملخی و به رنگ قرمز که به سادگی برای ممیز دارایی قابل تشخیص است، چاپ می شود. 
جالب و در عین حال لازم است بدانید که می توانید کار طراحی فاکتور رسمی را با بهره گیری از یک سری الگوهای آماده مورد تایید سازمان اداره مالیاتی، انجام دهید. این نوع الگوها به وفور در فضای اینترنت موجودند. کافیست آن ها را دانلود نموده و شخصی سازی کنید. می داند منظور از شخصی سازی چیست؟!
منظور از شخصی سازی فاکتورهای آماده این است که لوگوی خود را در آن ها قرار داده و اطلاعات خود را در آن ها وارد نمایید. 

چاپ حرفه ای فاکتورهایتان را به چاپخانه الماس کهن بسپارید!

طراحی فاکتور رسمی به کنار، آنچه بر اعتبار و جذابیت فاکتورهایتان می افزاید، یک چاپ حرفه ای است. اگر می خواهید با صرف مقرون به صرفه ترین هزینه، فاکتورهایتان را با کیفیتی بی نظیر و مثال زدنی چاپ کنید، همه چیز را به دستان توانمند چاپخانه الماس کهن بسپارید.
ما در چاپخانه الماس کهن با به کارگیری به روزترین فناوری ها و کارآمدترین تجهیزات بر آن شده ایم که چاپ فاکتور آنلاین شما را با کیفیتی باورنکردنی انجام دهیم. اگرچه باکیفیت بودن چاپ فاکتور رسمی همه ماجرا نیست، اما بی شک بخش مهمی از ماجراست که چشم پوشی از آن می تواند همه زحمت هایتان را هدر دهد. پس از یک طراحی به یاد ماندنی، جذاب و همه چیز تمام؛ یک چاپ فوق العاده باکیفیت را تجربه کنید. ماندگاری اتفاقی نیست. باید برای آن بجنگید. ما دست در دست شما برای ماندگاری می جنگیم؛ بدون آن که هزینه هنگفتی از شما طلب کنیم! یک بار برای همیشه به ما اعتماد کنید. با جان ودل پاسخگوی اعتماد ارزشمندتان خواهیم بود.