آموزش جامع طراحی فاکتور در ورد

نرم افزار ورد (Microsoft Word) یکی از نرم افزار های کاربردی در زمینه های تایپ، رسم جدول، رسم نمودار و... می باشد. این نرم افزار به دلیل ویژگی های ظاهری کاربردی و ساده ای که دارد، توسط بسیاری از افراد مورد استفاده قرار می گیرد. یکی از ویژگی های برجسته نرم افزار ورد، قابلیت ساخت فاکتور می باشد. شما می توانید با استفاده از نرم افزار فوق، فاکتور های بسیار متنوع و زیبایی را طراحی نمایید. در این مقاله قصد داریم تا طراحی فاکتور در ورد را به صورت جامع مورد بررسی قرار دهیم.

اگر شما هم می خواهید تا با نحوه ساخت فاکتور از طریق این نرم افزار، بیشتر آشنا شوید، تا پایان با ما همراه باشید.

اهمیت طراحی فاکتور 

فاکتور فروش حاوی اطلاعات مختلفی از قبیلِ نوع محصولات، قیمت واحد و مجموع محصولات، تعداد محصولات و... می باشد. فروشنده یک فروشگاه و یا مدیر یک کارخانه ممکن است فاکتور را تنها به عنوان سند انجام معامله در نظر بگیرید اما این سند می تواند تبلیغ مغازه و یا شرکت نیز باشد.

به عبارت دیگر، شما می توانید در سربرگ فاکتور، موارد مختلفی مانندِ لوگو شرکت، آدرس شرکت، شماره های تماس شرکت و... را طراحی نمایید. در چنین حالتی، فاکتور به عنوان کارت ویزیت عمل خواهد کرد. همچنین، از آنجایی که خریدار معمولا فاکتور را برای مدت زمانی طولانی با خود نگه می دارد، این سند معامله، تبلیغی بسیار مناسب برای شرکت شما نیز به حساب می آید.

انواع فاکتور 

فاکتور های فروش را بر اساس معیار های مختلفی دسته بندی می کنند. در این بخش از مقاله، دسته بندی های فاکتور ها را مورد بررسی قرار خواهیم داد؛

1. انواع فاکتور ها از لحاظ میزان رسمیت

فاکتور ها از نظر میزان رسمیت در دو گروه کلی رسمی و غیر رسمی قرار داده می شوند.

فاکتور های رسمی معمولاً در کارخانه ها و شرکت های بزرگ مورد استفاده قرار می گیرند. این فاکتور ها دارای 3 برگ هستند. 2 عدد از این برگ ها متعلق به خریدار و فروشنده می باشند و برگ دیگر نیز باید به سازمان امور مالیاتی تحویل داده شود. سازمان امور مالیاتی بر اساس این برگ، میزان مالیات تخصیص یافته به شرکت و یا کارخانه شما را تعیین می کند.

در مقابل، فاکتور های غیر رسمی تنها در فروشگاه ها و مغازه های کوچک کاربرد دارند. این فاکتور ها 2 برگی هستند. یک برگه مربوط به خریدار و برگه دیگر مربوط به فروشنده می باشد. در چنین حالتی، نسخه ای از فاکتور به سازمان امور مالیاتی تحویل داده نمی شود.

2. انواع فاکتور ها از لحاظ نحوه طراحی  

فاکتور های فروش از نظر نحوه طراحی در 2 گروه سربرگ دار و بدون سربرگ قرار می گیرند. فاکتور های بدون سربرگ به صورت آماده در بازار قابل خریداری می باشند اما فاکتور های سربرگ دار نیاز به طراحی و چاپ دارند. شما می توانید فاکتور های سربرگ دار را خودتان طراحی کنید و یا از یک چاپخانه بخواهید تا این فاکتور ها را برایتان طراحی کند. 

3. انواع فاکتور ها از لحاظ نحوه چاپ 

در فرآیند چاپ فاکتور ها، از کاغذ هایی با جنس ها، رنگ ها و سایز های متنوع استفاده می شود. همچنین، در فرآیند فوق می توان از کاربُن نیز استفاده کرد. معمولا فاکتور هایی که با استفاده از کاغذ های مرغوب چاپ می شوند، قیمت خرید بالاتری نسبت به سایر فاکتور ها دارند. همچنین، فاکتور های دارای کاربُن نیز از فاکتور های معمولی گران تر می باشند.

نکات مهم قبل از طراحی فاکتور در ورد

کسانی که قصد ساخت فاکتور در ورد را دارند، باید پیش از طراحی، چند نکته مهم را مد نظر قرار دهند. در این بخش از مقاله، این نکات را به شما توضیح خواهیم داد؛

• نکته اول: مشخص کردنِ سایز فاکتور

شما باید قبل از هرگونه اقدامی در زمینه طراحی فاکتور در ورد، سایز این سند معامله را مشخص کنید؛ چراکه نحوه طراحی فاکتور هایی با سایز های مختلف، متفاوت می باشد. به عنوان مثال، اگر شما فاکتور خود را با سایز برگه A5 طراحی نمایید و آن را بر روی برگ A4 چاپ کنید، ساختار فاکتور به صورت کامل بهم خواهد ریخت.

• نکته دوم: رسم طرح اولیه فاکتور فروش بر روی کاغذ

اگر می خواهید تا فاکتور شما ظاهری حرفه ای و بی نقص داشته باشد، بهتر است تا ابتدا طرح اولیه آن را بر روی کاغذ رسم کنید و سپس بر اساس این طرح اولیه، فرآیند طراحی در نرم افزار ورد را آغاز نمایید.

• نکته سوم: داشتنِ اطلاعات اولیه در زمینه نحوه کار با نرم افزار ورد

شما برای استفاده از نرم افزار ورد، باید اطلاعات اولیه ای را راجع به این نرم افزار داشته باشید. بنابراین، اگر با نرم افزار ورد آشنا نیستید، ممکن است در فرآیند طراحی فاکتور، با مشکلات مختلفی مواجه شوید. البته در ادامه این مقاله، ما فرآیند طراحی این سند معامله با نرم افزار ورد را به ساده ترین شکل ممکن به شما توضیح خواهیم داد.

آموزش طراحی فاکتور در ورد

همانگونه که در پاراگراف های قبل نیز بیان کردیم، نرم افزار ورد یک نرم افزار بسیار کاربر پسند می باشد و طراحی فاکتور با آن بسیار راحت است. به همین دلیل، شما می توانید با آگاهی از چند نکته ساده، فاکتور شخصی خود را در مدت زمانی کوتاه، چاپ کنید.

ساخت فاکتور در ورد با استفاده از 2 روش امکان پذیر است؛ 1. طراحی فاکتور از ابتدا و به صورت خام و 2. طراحی فاکتور با استفاده از الگو های پیش فرضِ نرم افزار ورد.

در ادامه این مقاله، هر 2 روشِ طراحی فاکتور با ورد را به شما توضیح خواهیم داد.

1. ساخت فاکتور در ورد از ابتدا و به صورت خام 

جهت طراحی فاکتور در ورد از ابتدا و به صورت خام، مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید؛

مرحله اول: انتخاب سایز فاکتور فروش 

در اولین مرحله، نرم افزار ورد را باز نمایید و وارد سربرگ Layout شوید. در این سربرگ شما می توانید سایز فاکتور خود را انتخاب کنید. سایز برگه های A4 و A5 به صورت خودکار در نرم افزار ورد ثبت شده اند اما وارد کردنِ سایز به صورت دستی نیز امکان پذیر می باشد. نکته ای دیگر اینکه، به منظور طراحی بهتر فاکتور، بهتر است تا واحد اندازه گیری نرم افزار ورد را سانتی متر (CM) انتخاب نمایید.

مرحله دوم: ثبت عکس لوگو شرکت در فاکتور فروش

در مرحله دوم از  فرآیند طراحی فاکتور در ورد، شما باید عکس لوگو شرکت خود را در فاکتور درج نمایید. به منظور انجام این کار، ابتدا وارد سربرگ Insert شوید و سپس بر روی گزینه Pictures کلیک کنید. در صفحه Pictures، شما می توانید تصاویر موجود در کامپیوتر خود را مشاهده نمایید و از میان آنها، لوگو شرکت یا فروشگاه تان را انتخاب کنید.

مرحله سوم: تعیین محل قرار گیری لوگو در فاکتور فروش 

به منظور تعیین محل قرار گیری لوگو در فرآیند طراحی فاکتور در ورد، شما باید ابتدا از بخش Format، گزینه Wrap Text را انتخاب کنید و سپس، بر روی گزینه Square کلیک نمایید. در چنین حالتی، لوگو شرکت به راحتی و با استفاده از موس، قابل جابجایی می باشد.

مرحله چهارم: افزودنِ متن به فاکتور فروش 

بهترین روش جهت افزودنِ متن به فاکتور فروش، استفاده از Text Box می باشد. شما می توانید درText Box، متن مورد نظر خود را بنویسید و این متن را با نشانگر موس، به هر نقطه از صفحه انتقال دهید. به منظورِ دستیابی به بخش Text Box نیز، ابتدا وارد سربرگ Insert شوید و سپس در بخش Text، گزینهText Box را انتخاب کنید.

مرحله پنجم: تنظیم متن Text Box 

به منظور تنظیم متن Text Box در فرآیند طراحی فاکتور در ورد، شما باید ابتدا این متن را با کلید ترکیبی Ctrl + A انتخاب کنید و سپس از سربرگ Format، تغییرات مورد نظر خود را اعمال نمایید. در سربرگ Format، امکان تغییر سایز، فونت، رنگ و پس زمینه متنِ Text Box وجود دارد.

مرحله ششم: رسم جدول در فاکتور فروش 

ششمین مرحله از فرآیند طراحی فاکتور در ورد، مربوط به رسم جدول می باشد. به منظور رسم جدول، شما باید ابتدا وارد سربرگ Insert شوید و سپس بر روی بخش Table کلیک کنید. در بخش Table، امکان استفاده از جدول های پیش فرض وجود دارد اما شما می توانید از قسمت Insert Table نیز، تعداد ردیف و ستونِ جدولِ دلخواه خود را به صورت دستی وارد نمایید.

مرحله هفتم: جابجایی جدول

اگر مکان قرار گیری جدول شما در فاکتور فروش مناسب نیست، از گزینه ای که در گوشه بالا و سمت راستِ جدول قرار گرفته است، استفاده کنید. این گزینه به شما اجازه می دهد تا جدول را با استفاده از نشانگر موس، به هر نقطه ای از فاکتور منتقل نمایید.

مرحله هشتم: افزودنِ سطر یا ستون به جدول

مرحله هشتم از فرآیند طراحی فاکتور در ورد، مربوط به اضافه کردنِ سطر یا ستونِ جدید به جدولِ موجود در فاکتور می باشد. بدین منظور، ابتدا وارد سربرگ Layout شوید و سپس گزینه Draw را انتخاب کنید. گزینه Draw به شما اجازه می دهد تا در قسمت های مختلف جدول، سطر یا ستونِ دلخواه خود را ایجاد نمایید.

مرحله نهم: تغییر اندازه سطر یا ستون های فاکتور فروش

به منظور تغییر اندازه سطر یا ستونِ جدول در فرآیند طراحی فاکتور در ورد، شما باید ابتدا نشانگر موس خود را بر روی خطوط جدول قرار دهید. شکل و حالتِ نشانگر موس با قرار گرفتن بر روی این خطوط، تغییر می کند. در چنین حالتی، شما می توانید با نگه داشتنِ دکمه سمت راست موس، به راحتی سطر و یا ستون مورد نظر خود را کوچک تر یا بزرگ تر کنید.

مرحله دهم: تنظیم جهت نوشته ها

اگر پس از استفاده از Text Box متوجه شدید که جهت قرار گیری بعضی از نوشته ها مد نظرتان نمی باشد، بهتر است تا از گزینه Alignment در سربرگ Layout استفاده کنید. این گزینه به صورت خودکار، متن های فاکتور را تنظیم می نماید.

مرحله یازدهم: استفاده از قالب های آماده جدول در ورد 

اگر می خواهید تا به فاکتور های فروش خود جلوه زیبایی بدهید، بهتر است تا از قالب های جدولِ موجود در نرم افزار ورد استفاده کنید. به منظورِ دسترسی به این قالب ها، ابتدا به سربرگ Design و سپس به بخش Table Styles مراجعه نمایید.

مرحله دوازدهم: ذخیره و چاپ فاکتور فروش

در مرحله آخر از فرآیند طراحی فاکتور، شما باید فاکتور طراحی شده را در کامپیوتر خود ذخیره کنید و در صورت تمایل آن را چاپ نمایید. بدین منظور، ابتدا وارد سربرگ File شوید و سپس گزینه Save As را انتخاب کنید. در این هنگام، شما می توانید با انتخاب محل ذخیره سازی و کلیک بر روی گزینه Save، فایل فاکتور خود را در پوشه دلخواه نگهداری نمایید. همچنین، چاپ فاکتور فروش نیز با استفاده از کلید های ترکیبی Ctrl + P امکان پذیر می باشد.

2. طراحی فاکتور در ورد با استفاده از الگو های پیش فرض

یکی دیگر از روش های ساخت فاکتور در ورد، استفاده از الگو های پیش فرض این نرم افزار می باشد. با استفاده از این روش، شما نیازی به طراحی فاکتور فروش نخواهید داشت و تنها کار لازم، شخصی سازی فاکتور های آماده نرم افزار ورد می باشد.

در این قسمت از مقاله، مراحل استفاده از طرح های پیش فرض نرم افزار ورد جهت چاپ فاکتور را به شما توضیح خواهیم داد. این مراحل عبارتند از:

مرحله اول: انتخاب گزینه Invoice 

نرم افزار ورد را باز کنید و بر روی سربرگ File کلیک نمایید. سپس وارد بخش New شوید و در قسمت جستجو، لغت Invoice به معنای فاکتور را تایپ کنید. البته به این نکته نیز دقت نمایید که در هنگام انجام فرآیند جستجو، کامپیوتر شما باید به اینترنت متصل باشد. در غیر این صورت، فرآیند فوق انجام نخواهد شد.

مرحله دوم: تغییر پارامتر های فاکتور فروش پیش فرض 

پس از اینکه فرآیند جستجو به پایان رسید، شما می توانید در نرم افزار ورد، فاکتور های فروش بی شماری را مشاهده نمایید. با کلیک بر روی هر کدام از آنها، فاکتور انتخابی باز خواهد شد اما این فاکتور حاوی اطلاعات نمونه است. تنها کاری که شما باید انجام دهید، حذف اطلاعات نمونه و اضافه کردنِ اطلاعات شخصی به فاکتور می باشد. بنابراین، نیازی به کشیدنِ جدول، استفاده از Text Box و... نخواهد بود.

مرحله سوم: اضافه کردنِ سطر و ستون به جدول های پیش فرض

تعداد سطر و ستون های جداول فاکتور های پیش فرضِ نرم افزار ورد ممکن است کمتر یا بیشتر از میزان مورد نظر شما باشند. در چنین حالتی، شما می توانید از سربرگ Layout، گزینه های Draw یا Delete را انتخاب کنید. گزینه Draw، تعداد سطر و ستون های جداول را افزایش می دهد و گزینه Delete، این سطر و ستون ها را حذف می کند.

مرحله چهارم: ذخیره و چاپ فاکتور

پس از اینکه تمامی مراحل فوق را انجام دادید، نوبت به ذخیره و چاپ فاکتور می رسد. در این مرحله شما باید در نرم افزار ورد، سربرگ File و گزینه Save as را انتخاب نمایید. سپس، محل ذخیره سازی فایل فاکتور را مشخص کنید و در پایان، بر روی گزینه Save کلیک نمایید.

همچنین، شما می توانید با استفاده از کلید های ترکیبی Ctrl + P، فاکتور خود را از طریق پرینتر، چاپ کنید.

بیشتر بخوانیم: آموزش طراحی فاکتور در فتوشاپ

چاپ فاکتور در چاپخانه الماس کهن

چاپ فاکتور در تعداد بالا با استفاده از پرینتر های شخصی امکان پذیر نمی باشد. در چنین حالتی، شما باید از یک چاپخانه کمک بگیرید. در ایران، چاپخانه های متعددی فرآیند چاپ فاکتور را انجام می دهند اما تمامی این چاپخانه ها دارای اعتبار بالایی نمی باشند. برخی از چاپخانه ها، فاکتور هایی بی کیفیت را چاپ می کنند و برخی دیگر، هزینه های بالایی را بابت چاپ فاکتور از مشتریان خود دریافت می نمایند.

در این بین، یکی از مراکز با سابقه و حرفه ای در زمینه چاپ فاکتور آنلاين، چاپخانه الماس کهن می باشد. شما می توانید فایل فاکتور خود را به صورت آنلاین برای چاپخانه فوق ارسال کنید و فاکتور های چاپ شده را در کوتاه ترین زمان ممکن دریافت نمایید.

نکته ای دیگر اینکه، کیفیت چاپ فاکتور در چاپخانه الماس کهن بسیار بالا می باشد و تعرفه ارائه خدمات این چاپخانه نیز بسیار مناسب است.

سخن پایانی

در این مقاله، نحوه طراحی فاکتور در ورد را به شما توضیح دادیم و بهترین مرکز جهت چاپ فاکتور را نیز معرفی کردیم. شما می توانید با یادگیری نکات این مقاله، فاکتور دلخواه خود را در مدت زمانی بسیار کوتاه، طراحی نمایید.