10 نکته طلایی در طراحی فاکتور حرفه ای

معمولا در همه ی شرکت ها و به طور کلی تمام کسب و کارها به منظور خرید و فروش انواع کالا، فاکتورهایی صادر می شوند. فاکتورهای صادر شده حاوی اطلاعات مهمی هستند. حفظ این اطلاعات هم برای فروشنده و هم برای خریدار اهمیت بسیاری دارد. اطلاعاتی که در فاکتورها ثبت می شوند یکسان نیستند. به عبارت دیگر اطلاعات ثبت شده در فاکتورها بر اساس نیاز مشتریان صورت می گیرد. با توجه به این امر فاکتورها در انواع مختلفی چاپ می شوند. جهت آشنایی با انواع فاکتورها، کاربرد آنها و اصول مهم در طراحی فاکتور در ادامه این مطلب با ما همراه باشید.

انواع فاکتور

فاکتورها را بر اساس نوع طراحی فاکتور، نوع چاپ و رسمیت به چند دسته تقسیم می کنند. ویژگی هر کدام از این فاکتورها به شرح زیر است. 

فاکتورهای رسمی

یکی از انواع فاکتور بر اساس رسمیت، فاکتور رسمی است. از این نوع فاکتورها در کسب و کارهایی استفاده می شود که طبق قانون موظفند یک برگه از فاکتور خرید و فروش خود را به اداره مالیات ارائه دهند. با توجه به این امر طراحی این نوع فاکتورها باید مورد تایید اداره مالیات باشد. به عنوان مثال در چاپ فاکتور رسمی سایز کاغذ باید A4 باشد، چرا که در این سایز کاغذ فضای کافی جهت ثبت تمام اطلاعات مورد نیاز وجود دارد. نکته مهمی که در رابطه با فاکتورهای رسمی وجود دارد، مطابقت کامل فاکتور ارائه شده به سازمان مالیات با فاکتوری است که در نزد صاحب کسب و کار وجود دارد. در صورتی که کوچکترین مطابقتی در این مورد وجود داشته باشد، فاکتور صادر شده فاقد اعتبار است.

فاکتورهای غیر رسمی

این نوع فاکتورها یکی دیگر از انواع فاکتور بر اساس رسمیت هستند. از فاکتورهای غیر رسمی در فروشگاه ها و مغازه ها استفاده می شود. صاحبان فروشگاه ها بنا به خواست مشتری این فاکتور را به آنان ارائه می دهند. تفاوت این نوع فاکتور با فاکتور رسمی، این است که در فاکتور غیر رسمی نیاز به ارائه فاکتورهای صادر شده به اداره مالیات نیست.

بیشتر بخوانیم: اصول طلایی طراحی فاکتور رسمی

نوع فاکتور بر اساس طراحی

فاکتورها را بر اساس نوع طراحی آنها به دو نوع بدون سربرگ و سربرگ دار تقسیم می کنند.

فاکتورهای بدون سربرگ

فاکتورهایی هستند که اطلاعات خاصی در رابطه با فروشگاه یا شرکت در آنها وجود ندارد. به عبارت دیگر فقط اطلاعات کلی در این نوع فاکتور ثبت می شوند. این فاکتورها را می توان از لوازم التحریرها تهیه کرد. 

فاکتورهای سربرگ دار

بر خلاف فاکتورهای بدون سربرگ، این فاکتورها مختص شرکت ها و یا فروشگاه ها هستند. به عبارت دیگر چاپ این نوع فاکتورها بنا به درخواست شرکت ها و یا فروشگاه انجام می شود. بر همین اساس معمولا در در چاپ فاکتور سربرگ دار، برند شرکت و یا نام فروشگاه مورد نظر نیز درج می شود. در واقع این نوع فاکتور معمولا هماهنگ با سایر ملزومات موجود در شرکت و فروشگاه مانند سر رسید، آرم، پوستر و ... چاپ می شود. با این کار هویت و اعتبار خاصی به شرکت و فروشگاه داده می شود. فاکتورهای سربرگ دار رایج ترین نوع فاکتورهایی هستند که در بیشتر شرکت ها و فروشگاه ها به کار می روند. در فاکتورهای سربرگ دار شرکت ها، لازم است که نکاتی در نظر گرفته شوند. در ادامه به این نکات خواهیم پرداخت.

نکات مهم در طراحی فاکتور سربرگ دار

• یکی از نکاتی که در طراحی فاکتور شرکت بهتر است در نظر گرفته شود، درج نام شرکت در ابتدای سربرگ است. در واقع بهتر است خواننده هنگام خواندن فاکتور اولین چیزی که می بیند نام شرکت باشد.
• ثبت راه های ارتباطی با شرکت از دیگر نکاتی است که در طراحی فاکتور شرکت باید ثبت شود. منظور از راه های ارتباطی شماره تماس، آدرس شرکت، آدرس پست الکترونیکی شرکت، شماره فکس شرکت و ... هستند.
• ثبت تاریخ و یا شماره نامه فاکتور باید در قسمت بالای فاکتور و سمت چپ آن با فونت 10 یا 11 نوشته شود. 
• طراحی لوگوی شرکت نکته دیگری است که باید در طراحی فاکتور شرکت در نظر گرفته شود. محل قرار گیری لوگو طبق قانون چاپ فاکتور در ایران در قسمت بالای سمت راست فاکتور است. با چاپ لوگوی شرکت روی فاکتور، به نوعی شخصی سازی فاکتور صورت می گیرد. سفارش چاپ فاکتور با لوگوی شرکت در معرفی بیشتر شرکت و خدمات آن بسیار موثر است. 

انواع فاکتور از نظر چاپ

در یک دسته بندی دیگر فاکتورها را از نظر چاپ به چند نوع تقسیم می کنند. منظور از نوع چاپ در طراحی فاکتور، اندازه کاغذ فاکتور، تعداد برگ های فاکتور، رنگ فاکتور و وجود کاربن است.
تعداد برگ: فاکتورهای رسمی معمولا به صورت سه برگ و فاکتورهای غیر رسمی به صورت دو برگ طراحی می شوند.
اندازه کاغذ: اندازه کاغذ در چاپ فاکتور به نوع فاکتور بستگی دارد. به عنوان مثال همانطور که اشاره شد در چاپ فاکتورهای رسمی باید از کاغذ A4 استفاده شود، در صورتی که در چاپ فاکتورهای غیر رسمی محدودیتی در رابطه با سایز کاغذ وجود ندارد.
فاکتور کاربن دار یا کاربن لس: از نظر وجود کاربن، فاکتورها را به دو نوع کاربن لس و بدون کاربن تقسیم می کنند. در طراحی فاکتورهای کاربن لس از کاغذهایی استفاده می شود که عملکرد آنها شبیه کاربن است. در این نوع فاکتورها دیگر نیازی به استفاده از کاربن جهت کپی شدن مطالب در برگه دیگر فاکتور نیست. فاکتورهای بدون کاربن نیز همانطور که از نام آنها واضح است بدون کاربن هستند و هنگام استفاده از این فاکتورها جهت کپی مطالب، باید از کاربن استفاده شود. این نوع فاکتورها (فاکتورهای بدون کاربن) به دلیل قیمت مناسبی که دارند از جمله فاکتورهای پرفروش در بازار به شمار می روند. البته با توجه به راحتی انجام کار توسط فاکتورهای کاربن لس، قیمت این فاکتورها بسیار منصفانه است.  

کاغذهای مورد استفاده در چاپ فاکتور

از جمله کاغذهایی که در طراحی فاکتور به کار می روند، می توان به کاغذ کاربن لس، کاغذ تحریر و کاغذ گلاسه اشاره کرد. کاغذ کاربن لس همان کاغذی است که به معرفی ویژگیهای آن پرداخته شد. در ادامه به معرفی کاغذ تحریر و گلاسه خواهیم پرداخت. 
1. کاغذ تحریر: این نوع کاغذ، یکی از کاغذهای مقرون به صرفه در چاپ فاکتور به شمار می رود. فاکتورهایی که با این نوع کاغذ چاپ می شوند معمولا به صورت 2، 3 و 4 برگی طراحی می شوند.
2. کاغذ گلاسه: این نوع کاغذ کیفیت بیشتری در مقایسه با کاغذهای کاربن دار و کاغذهای تحریر دارد. بر همین اساس صاحبان صنایع و شرکت هایی که به کیفیت کاغذ فاکتور اهمیت می دهند، معمولا فاکتورهای خود را با این نوع کاغذ سفارش می دهند. علاوه بر کیفیت، از دیگر ویژگیهای کاغذ گلاسه، جذابیت فاکتورهایی است که با این نوع کاغذ چاپ می شوند. فاکتورهایی که با کاغذ گلاسه چاپ می شوند حالت براق دارند. لازم به ذکر است که از کاغذ گلاسه در چاپ و طراحی فاکتورهای غیر رسمی استفاده می شود.

ضرورت طراحی فاکتور حرفه ای

همانطور که اشاره شد فاکتورها در انواع مختلفی طراحی می شوند اما، آنچه که در طراحی هر نوع فاکتوری اهمیت دارد حرفه ای بودن طراحی فاکتور است. 
ضرورت طراحی فاکتور به صورت حرفه ای به این دلیل است که در فاکتورهای حرفه ای، تمام آنچه که خریدار و یا فروشنده باید به طور شفاف از آن اطلاع داشته باشند، درج می شود. در ادامه به مهم ترین دلایل ضرورت طراحی فاکتور حرفه ای خواهیم پرداخت.
1. ثبت فروش: از جمله ضرورت طراحی فاکتور به صورت حرفه ای، ثبت فروش است. در واقع با ثبت کردن کالاهای فروخته شده، به راحتی امکان پیگیری آنها، مشخص کردن میزان بدهی باقی مانده و پول پرداخته شده وجود دارد.
2. بازاریابی: چنانچه یک فاکتور به صورت حرفه ای طراحی شود، با استفاده از اطلاعات درج شده در آن امکان توسعه کسب و کار وجود دارد.
3. حقوقی: از دیدگاه حقوقی طراحی فاکتور به صورت حرفه ای مانع هر نوع جعل سند از طرف افراد سودجو خواهد بود. در واقع زمانی که در یک فاکتور امضای فروشنده و خریدار ثبت می شود، فاکتور صادر شده ارزش حقوقی دارد.

بیشتر بخوانیم:  5 نرم افزار طراحی فاکتور حرفه ای

موارد موجود روی فاکتور

موارد درج شده روی فاکتور با توجه به نوع فاکتور متفاوت هستند اما، به طور کلی در بیشتر فاکتورها این موارد به صورت مشترک درج می شوند.

• تاریخ خرید
• قیمت کل
• شماره ثبت فاکتور
• شرح کالا
• قیمت واحد کالای فروخته شده
• مشخصات خریدار مانند شماره تماس، نام و ...
• مشخصات فروشنده و آدرس شرکت یا فروشگاه
• مهر و امضای دو طرف معامله (فروشنده و خریدار)
• سایر توضیحات شامل: مقدار مبلغ پرداخته شده و باقیمانده، نحوه پرداخت (نقدی یا اقساط) و ...

اصول طراحی فاکتور حرفه ای

به منظور طراحی فاکتور به صورت حرفه ای لازم است که مولفه هایی در هنگام طراحی فاکتور در نظر گرفته شوند. از جمله مهمترین اصول طراحی فاکتور به صورت حرفه‌ای، مواردی هستند که در ادامه به آنها اشاره می شود. 
* طراحی شکیل و خوانایی فاکتور یکی از اصول طراحی فاکتور محسوب می شود.
* ارائه اطلاعات مهم در مورد کالا به مشتری، از دیگر اصول طراحی فاکتور به صورت حرفه ای است.
* تعیین کردن مهلت پرداخت، تعیین کردن میزان هزینه ای که مشتری باید بپردازد، معرفی برند و یا شرکت صادر کننده فاکتور، از دیگر اصولی هستند که در طراحی فاکتور حرفه ای باید در نظر گرفته شوند.

بیشتر بخوانیم: آموزش جامع طراحی فاکتور در ورد

10 نکته طراحی فاکتور 

همانطور که اشاره شد طراحی اصولی فاکتور اهمیت زیادی دارد. با توجه به این امر لازم است که در هنگام طراحی فاکتور مولفه هایی در نظر گرفته شوند. 

1- ابعاد فاکتور

یکی از نکات طلایی در طراحی فاکتور، توجه به ابعاد و اندازه فاکتور است. اندازه فاکتورها با توجه به نوع آنها متفاوت است. به عنوان مثال فاکتورهای رسمی در ابعاد A4 و فاکتورهای غیر رسمی در ابعاد B4 و B5 است. علاوه بر این فاکتورها را می توان به صورت افقی و یا عمودی طراحی کرد.

2- درج نام برند  

از دیگر نکات طلایی در طراحی فاکتور، درج نام برند روی فاکتور است. با این اقدام یک فاکتور اختصاصی برای کسب و کار خود طراحی می کنید.  به عبارت دیگر با درج نام برند روی فاکتور برند شما بیشتر دیده می شود.

3- رنگ فاکتور  

تاثیر رنگ در طراحی یک فاکتور حرفه ای غیر قابل انکار است. در واقع انتخاب رنگ مناسب در طراحی فاکتور جذابیت بصری فاکتور را افزایش می دهد. رنگ های رایجی که در چاپ فاکتورها استفاده می شوند شامل: صورتی، آبی، زرد، سفید و سبز هستند. با توجه به اینکه کیفیت کاغذهای سفید بیشتر است معمولا برگه اول فاکتورها از کاغذ سفید تهیه و به خریداران ارائه می شوند. برگه های 2، 3 و 4 فاکتورها نیز که در رنگ های زرد، آبی، سبز و صورتی هستند و کیفیت کمتری در مقایسه با برگ اول فاکتور دارند، نزد فروشنده باقی می مانند.

4- کیفیت کاغذ

از دیگر مولفه های مهمی که در طراحی فاکتور باید در نظر گرفته شود، کیفیت کاغذی است که به عنوان فاکتور استفاده می شود. در واقع کیفیت کاغذ به نوعی در اعتبار برند صادر کننده فاکتور موثر است. معمولا کاغذی که از آن در چاپ فاکتور استفاده می شود، الوان است. 

5- نوع چاپ فاکتور

چاپ افست و چاپ دیجیتال دو نوع رایج چاپ در طراحی فاکتور هستند. انتخاب هر کدام از این دو روش چاپ فاکتور به نوع کاغذ فاکتور بستگی دارد. به عنوان مثال در کاغذهای 80 گرمی از روش چاپ افست و در کاغذهایی که کیفیت آنها کمتر از 60 گرم باشد، از روش چاپ دیجیتال استفاده می شود. از نظر هزینه، چاپ افست هزینه بر است. علاوه بر این برای چاپ فاکتور به روش افست، باید زمان بیشتری در نظر گرفت.

6- استفاده از نرم افزار در طراحی فاکتور

یکی از نکات بسیار مهم و کلیدی در طراحی موفق یک فاکتور، استفاده از نرم افزارهای طراحی فاکتور است. با طراحی فاکتور به کمک نرم افزارهای مربوطه می توان اطمینان داشت که فاکتورهای طراحی شده کاملا بدون نقص و کامل هستند.

7- نوع طراحی

همانطور که اشاره شد، فاکتورها در انواع مختلفی طراحی می شوند. توجه به نوع طراحی فاکتور بر اساس کسب و کار مورد نظر، مولفه بسیار مهمی است که در هنگام چاپ فاکتور باید در نظر گرفته شود. با توجه به این موضوع بهتر است جهت طراحی یک فاکتور حرفه ای و استاندارد، به مجموعه های معتبر چاپ فاکتور مراجعه کرد.

8- شماره فاکتور

شماره فاکتور از دیگر مواردی است که در طراحی فاکتور باید آن را در نظر گرفت. شماره هر برگه از فاکتور با برگه دیگر متفاوت است. طبق استانداری که در چاپ فاکتور وجود دارد، شماره فاکتور باید با رنگ قرمز و به صورت برجسته انجام شود. نمونه فاکتورهای شماره دار، فاکتورهای رسمی هستند. نکته مهمی که در رابطه با شماره فاکتور وجود دارد، عدم تاخر و تقدم شماره سریال است. یعنی برگه ها باید به طور منظم و پشت سر هم استفاده شوند.

9- فونت متن فاکتور

چاپ متن در فونت های خوانا از دیگر موارد کلیدی در چاپ فاکتور حرفه ای به شمار می رود. به عنوان مثال در چاپ فاکتورهای مربوط به شرکت ها، گاهی اوقات لازم است مطلبی کوتاه در رابطه با فعالیت ها و خدمات شرکت نوشته شود. این قسمت از فاکتور باید با یک فونت ریز (مانند فونت 6)  و جدا از فونت سایر مطالب فاکتور نوشته شود. نکته قابل توجه در این مورد رنگ متن ریز است. رنگ متن باید تک رنگ باشد.

10- سایر نکاتی که در چاپ فاکتور باید در نظر گرفته شوند

• علاوه بر موارد اشاره شده، نکته دیگری که باید در چاپ فاکتور در نظر گرفته شود وجود پرفراژ در طراحی فاکتور است. منظور از پرفراژ خط برشی است که در بالای فاکتور وجود دارد. این خط سبب راحت جدا کردن برگه های فاکتور می شود.
• حتما به این نکته توجه داشته باشید که فاکتور طراحی شده دارای کادر بندی باشد. در واقع وجود کادر محدوده نوشتن اطلاعات را در فاکتور مشخص می کند.
• چنانچه کالای فروخته شده مشمول مالیات بر ارزش افزوده می شود، فروشنده موظف است که آن را در فاکتور درج کند. علاوه بر این فاکتور صادر شده باید کاملا خوانا و دون قلم خوردگی باشد.
• وجود سرچسب در فاکتور، دیگر مولفه مهمی است که معمولا در طراحی فاکتور در نظر گرفته می شود. وجود سرچسب، مانع پراکندگی برگه های فاکتور می شود. محل سرچسب شدن فاکتور را می توان به صورت سفارشی انجام داد، چرا که امکان سرچسب کردن فاکتور در قسمت راست، چپ و یا بالای فاکتور وجود دارد.  

چاپ فاکتور در چاپخانه الماس کهن

چاپخانه الماس کهن یکی از چاپخانه های معتبر و مطرح در زمینه چاپ فاکتور به شمار می رود. در این مجموعه انواع فاکتور با بهترین کیفیت و کمترین قیمت به مشتریان گرامی ارائه می شود. یکی از ویژگیهای این مجموعه چاپ فاکتور آنلاین است. 
با توجه به این امر جهت ثبت سفارش چاپ فاکتور آنلاین نیاز به حضور در چاپخانه نیست. چاپ فاکتور در این مجموعه به دو روش کاربن لس و تحریر انجام می شود. این مجموعه خدمات خود را در زمینه چاپ انواع فاکتور با طراحی خاص به مشتریان ارائه می دهد. یکی از ویژگیهای منحصر بفرد مجموعه چاپخانه الماس کهن که سبب تمایز کیفیت فاکتورهای چاپ شده در این مجموعه شده است، بکارگیری تجهیزات پیشرفته در این مجموعه است.